ISO 30301 기록경영 인증가이드
인증은 무엇인지, 절차와 비용·기간, 심사는 어렵지 않은지 자주 묻는 질문으로 정리했습니다.
ISO 30301 자주 묻는 질문8개 질문
ISO 30301은 무엇인가요?
ISO 30301은 업무 중에 생기는 기록(문서와 전자 데이터)을 체계적으로 만들고 관리해, 증거로서 믿을 수 있게 지키기 위한 기록경영시스템의 국제 요구사항입니다. 현재 판은 ISO 30301:2019입니다.
어떤 기업에 필요한가요?
- 기록 관리 책임이 큰 공공기관과 공기업
- 금융·의료처럼 기록이 곧 책임 증거가 되는 조직
- 종이 문서를 전자 문서로 바꾸는 디지털 전환(DX)을 추진하는 기업
- 분쟁이나 감사에 대비해 기록의 신뢰성을 높이려는 기업
인증 절차가 궁금해요
인증은 보통 다음 순서로 진행됩니다.
- 범위 정하기. 인증받을 사업장, 제품·서비스, 규격을 정합니다.
- 체계 만들기. 방침과 목표, 필요한 절차와 기록 양식을 갖추고 직원 교육을 합니다.
- 운영과 기록. 정한 대로 일하며 기록을 쌓습니다. 인증기관마다 다르지만 보통 몇 개월의 운영 기록을 확인합니다.
- 내부심사와 경영검토. 인증 심사 전에 스스로 점검하고 경영진이 검토합니다.
- 인증 심사. 1단계(문서와 준비 상태)와 2단계(현장)로 나뉩니다.
- 시정과 인증서 발급. 부적합이 나오면 시정조치를 내고, 유효기간 3년의 인증서를 받습니다.
비용과 기간은 어떻게 되나요?
비용은 인증 심사비와, 필요할 때 받는 컨설팅비로 나뉩니다. 심사비는 인증기관이 인정기구의 심사 일수 기준에 따라 직원 수, 사업장 수, 업무 복잡도로 심사 일수를 정해 계산합니다. 같은 조건이라도 기관마다 금액이 다르니 두세 곳을 비교하는 것이 좋습니다.
준비 기간은 중소기업 기준으로 보통 3~6개월, 심사 신청부터 인증서 발급까지는 1~2개월 정도 걸립니다. 우리 회사 조건으로 대략적인 범위를 보려면 자동 견적을 이용해 보세요.
심사를 받는 것은 어려운가요?
심사원은 서류의 양보다 정한 대로 일하고 있고 그 기록이 있는지를 봅니다. 담당자 인터뷰와 현장 확인이 함께 이뤄지므로, 실제로 일하는 방식과 문서가 맞으면 어렵지 않습니다. 부적합이 나와도 바로 인증이 거절되는 것은 아니며, 기한 안에 시정조치를 내면 됩니다.
처음이라면 심사 전에 내부심사로 미리 점검해 보는 것이 가장 좋습니다. 참고로 공정성을 위해 컨설팅을 받은 곳과 인증 심사를 하는 곳은 서로 달라야 합니다.
다른 규격과 함께 운영할 수 있나요?
네. ISO 30301도 공통 구조를 따르므로 ISO 9001, ISO 27001 등과 함께 운영할 수 있습니다. 특히 모든 경영시스템이 요구하는 '문서화된 정보' 관리를 30301 기준으로 통일하면 여러 인증의 문서 관리를 한 번에 정리할 수 있습니다.
문서관리 시스템을 도입하면 인증을 받을 수 있나요?
시스템은 도구일 뿐입니다. ISO 30301은 어떤 기록을 언제 만들고, 누가 얼마나 보존하며, 언제 폐기할지 정한 규칙과 책임, 그리고 그 규칙이 실제로 지켜지는지를 봅니다. 기존 시스템을 활용하되 기록 관리 방침과 절차를 먼저 세우는 것이 순서입니다.
인증을 받은 뒤에는 무엇을 해야 하나요?
인증서는 3년간 유효합니다. 그 사이 매년 사후심사를 받고, 3년이 되면 갱신심사를 받습니다. 규격이 개정되면 정해진 전환 기간 안에 전환심사를 받아야 합니다. 개정 소식은 규격 개정 현황판에서 확인할 수 있습니다.